Архивная книга с именами и фамилиями – уже давно не прошлый, а позапрошлый век. В ней на одного жителя отводилось всего несколько строчек. Спустя век количество вводимой информации увеличилось. Но вся она так и осталась в рукописном виде.

Свести сложности в работе службы ЗАГС к минимуму решили на государственном уровне. Постановлением  Правительства РФ от 3 марта 2017 года № 254 утверждены правила перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг). Также в Рязанской области действует региональная программа «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства (2014–2020 годы)». Она предполагает как сохранение уже достигнутых результатов, так и дополнительные работы по переводу госуслуг и информации в электронный вид. 

– В архиве нашего ЗАГСа хранятся актовые записи с 1918 года, – рассказывает руководитель Шацкого отдела Елена Лисова. – И доступ к каждой из них может понадобиться в любое время. Например, для того, чтобы элементарно восстановить свидетельство о рождении, работнику необходимо сначала взять в руки архивную книгу и, пролистав порядка 100–200 записей актов о рождении, можно найти то, что требовалось.

Но теперь такой поиск в XXI веке – нонсенс. Именно поэтому и началась государственная работа по оцифровке всех видов актовых записей.  

– Мы занимаемся этим с 15 ноября 2017 года, – продолжает Елена Викторовна. – Программа рассчитана на три года. Согласно Закону об актах гражданского состояния она должна быть выполнена до 31 декабря 2020 года. Финансируется за счет федеральных субвенций и осуществляется последовательно – начиная с книг, собранных до 2015 года. После этой даты вся информация уже переводилась в электронный вид. Эта работа более актуализировалась после внесения изменений в Федеральный закон об актах гражданского состояния № 143, который говорит о формировании единого государственного реестра.

– Главная сложность – соблюдать идеальную точность, – рассказывает руководитель. – Например, буквы е и ё путать нельзя. Если записано «Сиргей» – значит, так и надо набирать, а не Сергей. Если «Ал-др» – то только так, а не Александр. А ошибка всего в одну цифру может обернуться для кого-то серьезными проблемами. Поэтому девизом перевода архивов в электронный вид вполне можно считать старую пословицу: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

У переписчиков определенное количество записей в день – не менее 71. Специалисты разработали своеобразную методику, облегчающую труд: берут определенную книгу записей актов гражданского состояния не за один год, а за несколько. Так лучше привыкают глаза, лучше набита рука – удобно работать и меньшая  вероятность допустить ошибку. оцифровывают записи в специальной программе, подстроенной под графы архивных книг. Есть поля для обязательного заполнения. Запись не сохранится в компьютере, пока полностью не будут заполнены все графы – компьютер выдаст  ошибку.

– Работаем с документами по принципу сверху вниз – рассказывает Елена Викторовна. – Это значит, что сначала переводятся  в электронный  вид документы, датированные 2000 годом, а потом по нисходящей – до 1926-го. На данный момент обработано около 40 процентов всей имеющейся информации.

После создания федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния любые данные в любом регионе работник ЗАГСа быстро найдет в электронном виде. Не нужно будет отправлять запросы в тот или иной отдел ЗАГС нашей страны. Свидетельство или  справку можно будет получить в день обращения.  И это уже не мечта, а реальность, ставшая возможной благодаря техническому прогрессу.